Records Management – Zur Beherrschung der Informationsflut

Es gab schon lange keine Beiträge mehr und ich wurde in letzter Zeit verstärkt gefragt, warum. Nun, die Antwort ist einfach: Datenschutz ist in aller Munde, es gibt dementsprechend viel zu tun und die Ressourcen sind knapp. Außerdem findet sich fast täglich etwas zum Thema in den Medien und die Möglichkeiten, sich darüber zu informieren beschränken sich insofern nicht auf Einrichtungen wie diesen Blog. Nichts desto trotz muss ich feststellen, dass die allgemeine Berichterstattung in die falsche Richtung läuft. Das, was aktuell diskutiert wird, hat wenig mit dem Alltag zu tun. Schlagzeilen zu diesem Thema haben regelmäßig den Charakter über Missstände zu berichten oder Verstöße anzuprangern. Aber was wird dagegen unternommen? Die Politik wird beherrscht von Lobbyisten, so dass die jüngste Novellierung des BDSG entgegen den Ankündigungen des letzten Jahres zu wünschen übrig lässt. Also muss man selbst etwas tun. Dazu gehört es auch, die Dimension des Themas Datenschutz zu verdeutlichen, womit ich zum wesentlichen Grund dieses Beitrages komme. Kennen Sie Records Management?

Die Norm ISO 15489 definiert Records Management „als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten“.

Das dies auch für Dateien gilt ist selbstredend. Einer der Leitsätze des Records Management lautet: Nur wer löschen kann ist wirklich Herr der Daten! Und was hat das mit Datenschutz zu tun? Fragen Sie z.B. die Personen, die Daten von sich im Internet finden und nicht wissen wie diese dahin gekommen sind.

Grundlage einer Beherrschung der eigenen Daten ist das Wissen um das Wie. Welche Daten braucht man wirklich und wie organisiert man das? Ein Klassiker ist die Situation eines vollen Speichers. Anstelle der Löschung nicht mehr benötigter Daten wird ein größerer Speicher beschafft. Könnte ja sein, dass man die Daten irgendwann brauchen könnte. Dann aber werden die Altdaten einfach vergessen und bilden ein Risiko, weil sie verwaltet werden müssen. Und wie gestaltet man Kontrolle über die eigenen Daten? Solche Dinge findet man nicht in der Tagespresse und aus der Praxis heraus ist es oftmals verwunderlich, wie wenig Wissen über Datenverarbeitung, deren Nutzen und Risiken bekannt ist.

Unser Vereinsmitglied Dr. Bruno Wildhaber veranstaltet dazu nun die 3. Records Management Konferenz. Und Sie können gerne dabei sein.

One thought on “Records Management – Zur Beherrschung der Informationsflut

  1. Nicht nur die Informationsflut hält Mitarbeiter davon ab effizient zu arbeiten. Tipps zur Behebung des Mißstandes zielen dabei meistens auf eine Verbesserung der Selbstorganisation. Solche Vorschläge greifen inzwischen deutlich zu kurz. Denn mangelhafte Selbstorganisation ist nicht die eigentliche Ursache.

    Wenn Manager anordnen, dass Mitarbeiter vom Drei-Meter-Brett springen, müssen sie dafür sorgen, dass genügend Wasser im Schwimmbecken ist.

    Bei der heutigen Vielzahl von Software-Tools sind Manager bei der Koordination schnell überfordert. Unzureichend koordiniert eingesetzt, wird nur die Hektik gesteigert, der Stress erhöht und die Konzentration von wichtigen Aufgaben genommen.

    Tatkräftiges Management wird immer mehr durch Selbstorganisation und Informationen der Mitarbeiter ersetzt.

    Manager müssten wieder stärker Menschen führen und motivieren statt zu einseitig auf Information und Kontrolle zu setzen. Weniger Tools richtig koordiniert einzusetzen – das wäre dringend geboten. Leider höre ich in vielen Schilderungen, dass Manager (der IT) lieber kontrollieren, statt zu koordinieren.

    Freundliche Grüße
    Bernd Höhne

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